Verfahrensdokumentation Rechnungsausgang

Diese Dokumentation beschreibt den Prozess von der Entstehung einer Ausgangsrechnung bis zu ihrer Archivierung im Rechnungsausgangsbuch (RAB) der Unternehmen. Sie ermöglicht einem sachverständigen Dritten, Entstehung und Status aller Ausgangsrechnungen innerhalb angemessener Zeit lückenlos nachzuvollziehen.

• Fakturierung, Rechnungsausgangsbuch und Archivierung erfolgen ausschließlich im TraumhausBegleiter®-Portal (Base44-Plattform).
• Alle Datensätze werden in einer protokollierten Datenbank gehalten; jeder Datensatz trägt Anlage- und Änderungszeitpunkt sowie den anlegenden Benutzer.
• Tabellenkalkulationen (Excel/Word) werden für die Führung des Rechnungsausgangsbuchs ausdrücklich NICHT eingesetzt.

• Rechnungsnummern werden systemseitig im Format RE-JJJJ-#### fortlaufend und ohne Lücken vergeben; eine manuelle Vergabe ist nicht vorgesehen.
• Je Kalenderjahr besteht ein eigener Nummernkreis, der bei 0001 beginnt.
• Das Rechnungsausgangsbuch prüft alle Nummernkreise automatisch auf Lücken und weist Feststellungen im GoBD-Prüfbericht aus.
• Jede Rechnungsnummer erscheint genau einmal; Doppelerfassungen werden systemseitig erkannt und zusammengeführt.

• Die Rechnungsstellung erfolgt ab dem Geschäftsjahr 2026 vollständig aus diesem System. Erst ab diesem Zeitpunkt gilt das systemgeführte Rechnungsausgangsbuch im Sinne der GoBD.
• Die Geschäftsjahre 2024 und 2025 enthalten ausschließlich aus Excel importierte Umsatzwerte. Der Import diente allein dazu, statistische Vergleichs- und Auswertungswerte im System verfügbar zu haben.
• In den Jahren 2024 und 2025 wurde aus dem System keine Rechnung erstellt, nummeriert oder versendet. Die Ausgangsrechnungen dieser Jahre wurden außerhalb des Systems erstellt und werden dort belegmäßig geführt und aufbewahrt.
• Die importierten Werte dieser Jahre sind daher weder Rechnungsausgang im Sinne dieser Verfahrensdokumentation noch Beleg. Sie werden im Rechnungsausgangsbuch gesondert als Statistikimport vermerkt.
• Die Prüfung auf Lückenlosigkeit der Nummernkreise, auf Vollständigkeit der Rechnungsnummern und auf den Beleggrundsatz bezieht sich ausschließlich auf Geschäftsjahre ab 2026. Der GoBD-Prüfbericht weist diesen Prüfungsumfang bei jedem Ausdruck aus.

• Wird eine Rechnungsnummer vergeben, aber nachweislich nie einem Kunden gegenüber verwendet (kein versendetes Dokument, kein Zahlungsvorgang), so wird sie nicht neu belegt.
• Statt eines Belegs tritt ein dauerhafter, begründeter Nachweis: Nummer, Datum der Dokumentation und Grund werden systemseitig geführt und im GoBD-Prüfbericht des Rechnungsausgangsbuchs mit jedem Ausdruck ausgewiesen.
• Der Prüfbericht führt diese Nummern getrennt von echten Lücken. Sie gelten damit als erklärt; die Lückenlosigkeit des Nummernkreises bleibt für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar.
• Anwendungsfall 2026: Die Nummer RE-2026-0101 wurde bei der Nacherfassung eines Vorgangs vom 18.07.2025 versehentlich aus dem Nummernkreis 2026 vergeben. Der Beleg wurde in den zutreffenden Nummernkreis 2025 überführt und dort unter RE-2025-0138 geführt. RE-2026-0101 wurde nie ausgegeben und bleibt dauerhaft unbelegt.

• Ausgangsrechnungen werden im Zuge der Rechnungserstellung unmittelbar im System erfasst — der Buchungssatz entsteht mit dem Beleg.
• Für unbare Geschäfte gilt als Richtwert die Erfassung innerhalb von 8 bis 10 Tagen nach Leistungserbringung.
• Bar beglichene Ausgangsrechnungen unterliegen zusätzlich der täglichen Aufzeichnungspflicht im Kassenbuch.

• Nach Finalisierung und Versand wird der Rechnungsdatensatz festgeschrieben; das erzeugte PDF bleibt unverändert erhalten.
• Korrekturen erfolgen ausschließlich über eine Stornierung/Minderung und eine neue Rechnung mit eigener Nummer — ein Überschreiben findet nicht statt.
• Stornierte Belege bleiben im Rechnungsausgangsbuch sichtbar (gekennzeichnet) und gehen nicht in die Summen ein; der historische Verlauf bleibt damit nachvollziehbar.
• Ein Löschen versendeter Rechnungen ist im Prozess nicht vorgesehen.

• Mit dem Versand wird die Rechnung systemseitig festgeschrieben; der Zeitpunkt der Festschreibung wird dauerhaft am Beleg vermerkt und in der Rechnungsansicht ausgewiesen.
• Ab der Festschreibung sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kunde, Positionen und Beträge unveränderbar. Eine inhaltliche Korrektur ist im Prozess nicht vorgesehen.
• Jede Anlage, Änderung und Löschung eines Rechnungsdatensatzes wird automatisch und lückenlos protokolliert: Zeitpunkt (TT.MM.JJJJ, 24-Stunden-Format), auslösende Person, betroffenes Feld sowie Wert vorher und nachher.
• Das Protokoll ist ausschließlich fortschreibend; Einträge werden weder geändert noch gelöscht und sind je Rechnung direkt einsehbar.
• Wird an einem festgeschriebenen Beleg dennoch ein geschützter Wert verändert, wird dies als Verstoß gekennzeichnet und im Prüfer-Export gesondert ausgewiesen.
• Die Stornierung erzeugt einen eigenen Stornobeleg mit neuer fortlaufender Rechnungsnummer, negativem Betrag, Verweis auf die Ursprungsrechnung, dokumentiertem Stornogrund und eigenem Belegdokument. Die Ursprungsrechnung bleibt unverändert erhalten und wird als storniert gekennzeichnet.

• Eindeutige Rechnungsnummer
• Rechnungs- bzw. Leistungsdatum (Format TT.MM.JJJJ)
• Name und Anschrift des Kunden
• Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Brutto-Betrag
• Status des Belegs (Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig, Storniert)
• Zuordnung zu Produkt/Leistung und Bauvorhaben

• Zu jeder Buchungszeile wird das erzeugte Rechnungsdokument (PDF) revisionssicher abgelegt und über die Spalte „Beleg" direkt aus dem Rechnungsausgangsbuch aufgerufen.
• Fehlt eine Belegverknüpfung, weist der GoBD-Prüfbericht dies als Feststellung aus.

• Leistungen, die im Rahmen von Gewinnspielen oder Promotionen unentgeltlich erbracht werden, führen zu keinem Entgelt und zu keiner Umsatzsteuer; eine Rechnung wird nicht ausgestellt.
• Bei der Erfassung wird systemseitig ein Datensatz mit interner Kennung (Präfix „PROMO-") und dem Wert 0,00 € erzeugt. Dieser Datensatz dient ausschließlich der Leistungsverfolgung und ist kein Beleg im Sinne des Beleggrundsatzes.
• Diese Vorgänge werden daher nicht im Rechnungsausgangsbuch geführt: sie gehen weder in die Nummernkreis- und Belegprüfung noch in die Zwischen- und Gesamtsummen ein.
• Zur lückenlosen Nachvollziehbarkeit werden sie im Rechnungsausgangsbuch als eigener, begründeter Vermerk mit Anzahl, Nummernbereich und Einzelaufstellung ausgewiesen.

• Rechnungskopien und das Rechnungsausgangsbuch werden 8 Jahre unveränderbar und jederzeit lesbar archiviert.
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.
• Die Dokumente sind maschinell auswertbar und können jederzeit als Druck-/PDF-Fassung mit Jahres-Zwischensummen bereitgestellt werden.

• Für jedes Geschäftsjahr kann auf Knopfdruck ein vollständiger Prüfer-Export erzeugt werden (Schaltfläche am Kopf dieser Dokumentation).
• Abschnitt 1 des Exports enthält alle Ausgangsrechnungen des Jahres mit Pflichtangaben, Status, Festschreibungszeitpunkt, Storno-Bezügen und dem Link zum jeweiligen Belegdokument.
• Abschnitt 2 enthält das vollständige Änderungsprotokoll mit Zeitpunkt, Person, Feld, Vorher- und Nachher-Wert sowie der Kennzeichnung von Änderungen nach der Festschreibung.
• Der Export weist zusätzlich Brutto-Jahressumme, Anzahl der Belege, fehlende Belegdokumente und festgestellte Verstöße aus und ist als Datei maschinell auswertbar.

• Fachliche Verantwortung für den Rechnungsausgang: Geschäftsführung
• Laufende Erfassung und Versand: Kaufmännische Sachbearbeitung.
• Jährliche Prüfung dieser Verfahrensdokumentation auf Aktualität und Freigabe durch die Geschäftsführung.